Actualizando registros de CRM utilizando la herramienta de importación nativa para Microsoft Dynamics CRM 2011

domingo, 1 de julio de 2012

Actualizando registros de CRM utilizando la herramienta de importación nativa para Microsoft Dynamics CRM 2011

Hola a todos,

Microsoft Dynamics CRM 2011 posee un asistente propio que permite la importación de registros provenientes de distintas fuentes de datos y que se puede utilizar para crear nuevos registros en el CRM y también para actualizar registros (*).

(*) Esta funcionalidad esta limitada solo a registros provenientes del CRM.

Para poder utilizarlo basta con ubicar la opción en el ribbon llamada “Importar Datos” que se encuentra dentro del grupo “Datos”.

En esta ocasión, les explicaré como podemos utilizar a la herramienta para Importación de datos para que actualice información de determinados registros. Para ello por favor seguir el siguiente procedimiento.

1. Exportar datos provenientes de cualquier vista. Ejm: Vista Cuentas Activas

2. En la página de Exportar datos a Excel, marcar el checkbox que indica “Que esta información este disponible para volver a importar mediante la inclusión de los encabezados de columna necesarios” y dar clic al botón Exportar.

3. Guardar el archivo generado.

4. Abrir el archivo generado y desprotegerlo para poder editarlo.

5. Examinando el archivo pueden observar que a través de la exportación se genera automáticamente 3 columnas que por defecto aparecen ocultas e indican claramente que no se modifiquen, una de ellas es el GUID del registro que es utilizado para comprobar la existencia de este en CRM.

6. Proceder a editar cualquiera de los campos asociados a los registros que se exportó.

7. Comenzar la importación del archivo utilizando la herramienta de importación.

8. El asistente reconocerá que el archivo contiene datos existentes en CRM y mostrará el siguiente mensaje de Advertencia “Esta acción actualizará los registros existentes y si es necesario creará registros nuevos” , finalmente hacer clic en el botón “Enviar”